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Uma Nova e mais Eficiente Cultura de Reuniões: Substituição de Viagens [22]

As duas primeiras aplicações dizem respeito às viagens reduzidas. Este potencial é provavelmente a forma mais óbvia de contribuição das tecnologias TIC para os ganhos ambientais, incluindo as reduções emissões de CO2. Muitas vezes o serviço utilizado não se destina a mover alguém de um lugar para outro, mas sim para permitir que as pessoas se encontrem para uma razão específica. Claro que as pessoas precisam encontrar-se pessoalmente de vez em quando, mas muitas vezes, especialmente no caso de reuniões de rotina, reuniões físicas podem ser substituídas por reuniões virtuais. Em outras palavras, ninguém defende a substituição de todas as reuniões existentes por reuniões virtuais, mas para um sistema em que a necessidade real, maior eficiência e melhor qualidade sejam alcançadas. Em tal sistema, o número de viagens físicas pode ser reduzido significativamente.

Enquanto a “desmaterialização” de bens e a promoção da produção local diferem entre os setores e os serviços que prestam, as reuniões entre as pessoas são bastante similares em setores diferentes. Isto pode ser visto no amplo, mas ainda pequeno, uso de encontros virtuais que agora acontece. O uso não tem sido impulsionado principalmente por preocupações ambientais, e provavelmente nunca será. As empresas hoje utilizam reuniões virtuais porque geralmente elas podem ajudá-las a poupar dinheiro, aumentando a eficiência e reduzindo muitos riscos inerentes das viagens.

O fato da utilização reduzida dos recursos não ser o motivo principal, faz com que aumente a importância das agências governamentais assumirem uma responsabilidade especial. Como a maioria dos atores do mercado está sob pressão econômica para proporcionar lucro em curto prazo para os acionistas e não ganho potencial em longo prazo, eles tendem a descontar custos futuros. Muitos atores do mercado, tais como empresas de TIC, empresas financeiras e outras, são incapazes de orientar os seus negócios para uma situação no futuro para a qual existem limitações de recursos naturais. Portanto, é importante que os governos e / ou atores sem fins lucrativos invistam em infra-estruturas que assegurem a prestação dos serviços que a sociedade necessite, de forma a proporcionar o bem-estar com um consumo muito reduzido de recursos. É óbvio que países como a China e a Índia não podem seguir o caminho do desenvolvimento da Europa.

Em vez disso, devemos trabalhar juntos para dar suporte a um novo desenvolvimento industrial das economias emergentes ao mesmo tempo em que a União Européia faz uma transição para uma sociedade do conhecimento sustentável. Neste processo, a Europa deve assegurar que ela diminui a sua abrangência ecológica e aumenta a sua competitividade, ao mesmo tempo.

Para permitir uma nova rede de comunicações desempenhe um papel importante, ela deve atingir uma massa crítica. O incentivo à sua utilização, também segue uma lógica diferente do que a da economia industrial tradicional. Quanto mais pessoas utilizarem a videoconferência, melhor para todos, uma vez que isto aumenta a utilização do serviço. Esta abordagem tem resultado oposto, se aplicada ao transporte rodoviário, onde o aumento da utilização e do número de carros resulta em congestionamentos e redução do bem-estar.

A redução de viagens implicará em mudanças na cultura empresarial. As empresas devem ser encorajadas a limitar as viagens de negócios aos casos que são essenciais para as necessidades da corporação e a não usá-las como forma de incentivo ou bônus.

Há também outras questões que precisam ser abordadas de forma a permitir uma mudança significativa de reuniões físicas para reuniões virtuais. Muitas pessoas hoje estão acostumadas e treinadas para lidar com as reuniões físicas, suas habilidades de negociação e apresentações são baseadas em uma reunião física. Uma nova geração deve ser incentivada a desenvolver habilidades similares usando reuniões virtuais durante a sua formação, e dentro das empresas.  Finalmente, a questão da segurança e da qualidade precisa ser tratada. As pessoas devem ser capazes de participar de reuniões sem que as outras pessoas sejam capazes de ouvir conversas e deve ser rápido e simples para obter uma alta qualidade, se possível em larga escala, de projeção que crie um sentimento de participação conjunta em reunião [23].

Videoconferência

“A videoconferência é uma ferramenta interativa que integra áudio, vídeo, capacidade computacional e tecnologias de comunicação para permitir que pessoas em diferentes locais e por via eletrônica possam colaborar frente-a-frente, em tempo real, e compartilhar todos os tipos de informações, incluindo dados, documentos, sons e imagens. Em essência, a videoconferência remove a barreira de distância que separa as pessoas. [24].”

Durante anos e mesmo décadas, o potencial da videoconferência tem sido discutido. Hoje, porém a largura de banda está disponível, a tecnologia para garantir transmissões seguras existe e os preços tornam o serviço possível [25].

Uma tendência importante que poderia permitir a mudança no sentido das reuniões virtuais é o número crescente de empresas com “departamentos de reunião” em vez de “departamentos de viagens”, a fim de garantir que a forma mais eficiente de reunião é assegurada dentro da empresa.

Como os aspectos ambientais da videoconferência quase nunca são o motivo principal para a decisão do seu uso hoje, é importante assegurar que os elementos orientadores das decisões de usar a videoconferência sejam suportados [26]. Isto implica que informações sobre o potencial de aumento da economia, sobre o aumento da eficiência, sobre o padrão de uma nova geração de equipamentos, etc., sejam comunicadas e que sejam divulgadas as melhores práticas.

O impacto ambiental de uma conferência internacional [...] é claramente dominado pelas atividades de viagem dos participantes. Dentre as atividades de viagens, os vôos de longo alcance são o elemento dominante. Minimizar o transporte aéreo é, portanto, a única maneira de alcançar uma redução significativa do impacto ambiental [27].

Hoje, muitos atores estão oferecendo diferentes opções para reduzir as mudanças climáticas. No entanto, deve haver um foco em soluções que permitam uma verdadeira mudança nas práticas de viagens, por exemplo, ao invés de opções, tais como as plantações de reservas florestais que são úteis, mas que podem não representar uma solução em longo prazo.

Até hoje ninguém fez uma ligação direta com o investimento em videoconferência, mesmo que isso resolvesse o problema central ao invés de apenas adiar a necessidade de uma mudança nos padrões de viagem de hoje.

As soluções de videoconferência existentes indicam que, se entre 5 e 30% das viagens de negócios na Europa fossem substituídas por videoconferência, mais do que 5,59 a 33,53 milhões de toneladas de emissões de CO2 seria evitadas [28]. Com base na experiência alemã, uma redução de 20% das viagens de negócios na União Européia, através do uso de videoconferência, poderia evitar a emissão de 22 milhões de toneladas de CO2, o que também poderia ser um possível objetivo anual para 2010, caso as medidas adequadas pudessem ser postas em prática.

Figura 1: Reduções de CO2 através da substituição de viagens

É hora de parar de contrapor as reuniões virtuais e as reuniões de física, pois ambas têm um papel a desempenhar. Ao contrário, o que devemos fazer é olhar para a eficiência, custo, e melhorias ambientais que novos modelos de negócio, bem como novas soluções, podem proporcionar. Uma opção interessante é o uso de conferências descentralizadas, que acontecem em vários locais e que estão ligados entre si ao vivo por meio de instalações de telecomunicações adequadas e suportadas por sistemas de groupware que tornariam as reuniões frente-a-frente mais eficientes. Isso poderia resultar na redução significativa de viagens aéreas.

Áudio conferência

Uma chamada de conferência é uma chamada na qual três ou mais partes interagem simultaneamente. Em geral, é uma forma muito eficaz de redução do custo das despesas de viagem, e das emissões de CO2 relacionadas às viagens [29].

Mesmo que a videoconferência seja o que a maioria das pessoas pensa quando se trata do potencial das tecnologias TIC para reduzir número de viagens, não devemos esquecer a áudio-. Em muitas situações, um sistema simples de áudio conferência pode evitar uma viagem. A fronteira entre áudio e videoconferência, também está cada vez mais tênue. Através da utilização de novas aplicações, todos os participantes um audio conferência conectados através da web podem olhar para o mesmo documento em suas telas simultaneamente, por exemplo.

Com base em soluções de áudio conferência existentes e utilizadas, onde a quantidade de viagens substituídas por áudio conferências foi calculada, podemos ver que se 30 milhões de chamadas de áudio conferência fossem feitas, poderiam ser evitadas as emissões de 661.500 toneladas de CO2 e, se 130 milhões chamadas desse tipo fossem feitas poderiam ser evitadas as emissões 2.866.500 toneladas [30].

Com base na experiência do Reino Unido, uma meta para o número de chamadas de áudio-conferência feitas para substituir uma reunião física pode ser fixada em 96,5 milhões até 2010. Isto seria o equivalente a ter uma (1) reunião física por ano substituída para 50% dos trabalhadores de hoje na União Européia, no âmbito de 25 países. Isso resultaria em uma redução de emissão de aproximadamente 2,1 milhões de toneladas de CO2 por ano.

Figura 2: Reduções de CO2 pelo uso de áudio conferências

Outras áreas

Ao estabelecer metas e promover oportunidades de vídeo e áudio conferência, outros ganhos também poderiam se tornar possível. Através da motivação para uma mudança de pensamento, das formas tradicionais de realização de reuniões para os novos serviços que permitem maior eficiência e eficácia, além da redução de custos e de impacto ambiental, as empresas vão começar a olhar para outras soluções que sejam capazes de substituir as formas tradicionais de transporte. Metas futuras para a utilização das tecnologias TIC poderiam, então, incluir incentivos que estimulassem as empresas a utilizar, por exemplo, a telemonitoração.

A tele-educação também é uma área que poderia crescer rapidamente, não como um substituto para a educação tradicional, mas como um complemento a ela. Ela poderia melhorar a qualidade do aprendizado, especialmente em temas mais especializados e avançados. As palestras nestas áreas poderiam ser fornecidas para aqueles que, devido à infra-estrutura existente, estão fisicamente isolados hoje. Cursos de pós-graduação em paralelo com a carreira profissional poderiam proporcionar formas de estudo continuado às pessoas ao longo da vida sem ter que viajar.

Para a promoção de direitos equivalentes, bem como para a inovação, poderiam ser oferecidas soluções que permitissem que as crianças que vivem em áreas rurais tivessem a mesma qualidade de ensino que as crianças das áreas urbanas. Coisas simples como as aulas idiomas poderiam ser mais facilmente resolvidas, especialmente se as escolas em diferentes países fossem contatadas para esse tipo de solução barata de forma regular. Mesmo que as oportunidades em tele-educação existam e não sejam utilizadas, o tema da urbanização está colocado na pauta das possibilidades de uso.

Uma área importante para uma Europa em fase de envelhecimento é o uso de diferentes tipos de tele-medicina e serviços de assistência tele-care / remotos. Segurança e saúde serão sempre vistos como a primeira prioridade no cuidado com a saúde, mas através do fornecimento de novas infra-estruturas baseadas nas tecnologias TIC, uma vez que as pessoas se acostumem com essas tecnologias, novas soluções serão possíveis. A necessidade reduzida de viajar, além de superar a relutância em ir ao médico que muitas pessoas têm hoje quando eles têm que ter tempo livre, poderia abrir as portas para os cuidados preventivos com o objetivo de reduzir o sofrimento desnecessário e o esperdício de recursos. Isso também poderia ajudar a reduzir a desigualdade entre as zonas urbanas e rurais.