Seção: Tutoriais Infraestrutura

Sustentabilidade/Redução de Pegada de Carbono

Para melhor compreender este tópico, é preciso conhecer a definição de “pegada de carbono”. É um termo adotado para indicar o impacto sobre o ambiente baseado na estimativa de emissões de gases de efeito estufa (gases resultantes da queima de combustíveis fósseis, principalmente CO₂) associada direta ou indiretamente às atividades cotidianas.

Muitos dos meios de transportes usados para viagens, sejam longas ou curtas, deixam pegadas de carbono. Assim, a redução de viagens devido à adoção de UC serve diretamente ao propósito de diminuir a emissão de CO₂ e, ao mesmo tempo, sinaliza de forma clara aos clientes e funcionários que a empresa trata de forma séria a sustentabilidade de seus negócios.

Em diversas partes do mundo, não é politicamente correto fazer negócio com empresas que não demonstrem um comportamento responsável do ponto de vista ecológico. Este fenômeno não se restringe apenas ao setor público, mas está se tornando cada vez mais usual na iniciativa privada. Como consequência, empresas passam a querer demonstrar seu comprometimento, mas muitas vezes é difícil provas que possam ser quantificadas. Reduções de viagens são perfeitas para este fim pois permitem estimar, quantificar e fazer propaganda disto.

Obviamente não é possível substituir todas as reuniões “reais“ por encontros de UC. Estima-se que 70% em média das reuniões são encontros de rotina entre pessoas que se conhecem, favorecendo o uso de UC. Os outros 30% são reuniões com importantes interações sociais, envolvendo geralmente clientes ou parceiros, o que as tornam essencialmente presenciais (face-a-face). Note que mesmo estas tendem a diminuir com a utilização maciça da tecnologia. A telepresença tem se mostrado uma forte aliada na busca por reuniões mais eficientes sem a necessidade de deslocamentos.

Planejamento

Não há um jeito certo de implementar e operar com sucesso a Comunicação Unificada. Cada empresa seleciona e implementa os produtos e soluções de acordo com suas necessidades, objetivos, infraestrutura desejada, processos de negócios, entre outros, porque cada organização tem os seus próprios processos que facilitam a entrega de seus produtos e serviços para os seus clientes. Estes processos são únicos e são com frequência a fonte de vantagem competitiva ou de diferenciação perante a concorrência. Esta “individualidade” é a razão para que cada planejamento estratégico de UC seja único, representando além dos processos, os relacionamentos com clientes, parceiros, colaboradores e fornecedores. Felizmente UC é uma plataforma adaptável e seus componentes podem ser organizados em inúmeras combinações, possibilitando a geração de diversos serviços, personalizados para cada situação e momento dos negócios da empresa.

Muitas empresas já têm hoje grandes investimentos e infraestrutura que devem ser preservados, isto leva a seguir um caminho – mais lento – de evolução, ao invés de algo mais rápido, mais revolucionário, do tipo "substituição total". Por demandar um investimento alto e estar cercada de incertezas financeiras, a implementação maciça tem sido evitada, ainda mais em épocas onde os negócios e os investimentos em Tecnologia da Informação estão cada vez esmiuçados. Assim a maioria das empresas inicia sua experiência com recursos voltados à produtividade do usuário final, integrando vários modos de comunicação e usando o gerenciamento de presença. Outras, com uma visão mais clara de suas necessidades, iniciam pelas partes do sistema onde a implementação trará mais retorno. Entretanto, há empresas que compreendem o valor das UC na otimização de seus processos de negócios e já partem para implementação integrada dos processos de negócios desde o início.

Vale salientar que aquilo que funciona para uma empresa pode não funcionar para outra, desta forma o melhor a se fazer é conhecer quais são os objetivos de negócio da empresa e, então, determinar qual a melhor opção. As organizações devem olhar para suas justificativas operacionais específicas e requisitos para UC, que devem vir do corpo gerencial da empresa e dos usuários finais. Falta do entendimento adequado geralmente leva a não se obter todo o potencial da solução. Diferentemente do que se possa pensar, estas iniciativas não devem partir da área de Tecnologia da Informação (TI). Processos conduzidos pela área de TI tendem a ser mais focados em custo e terem solução não tão aderentes ao negócio.

Como as variações de mercado mudam os requisitos de negócios e a tecnologia evolui cada vez mais rápido, as empresas estão tentando fazer análises financeiras e de negócios mais robustas para validar os investimentos em novas soluções. Encontrar uma métrica para avaliar e medir riscos, custos e benefícios pode ser muito útil. Algumas empresas prestam este tipo de serviço, enquanto outras fornecem ferramentas com certo grau de inteligência que geram uma análise superficial. O importante é ter informação para:

• Ser um guia financeiro e tecnológico para apoio à tomada de decisão;
• Gerar evidências que suportem a escolha da melhor tecnologia;
• Ajudar a empresa a determinar custos/gastos futuros;
• Captar o impacto da adoção e sua complexidade de administração;
• Proporcionar uma medida efetiva do impacto dos negócios a partir da decisão de compra.

A migração para UC é uma transformação que requer uma estratégia efetiva que considere as necessidade técnicas e do negócio, atuais e futuras, além dos impactos e custos envolvidos. Conhecendo-se os objetivos de negócio, parte-se para a definição dos requisitos de comunicação para atingi-los. Basicamente, há três tipos de requisitos como mostrados abaixo e ilustrado com uma expectativa de prazo para realização e pergunta orientativa.

Os objetivos e requisitos devem ser documentados e divulgados a todos os envolvidos para que haja um alinhamento geral das expectativas. Seguido de uma definição de estratégia de migração – do cenário atual para o futuro – criando um caminho realista para sua execução.  Antes da implementação propriamente dita, é preciso avaliar os riscos. Por risco entenda-se qualquer evento incerto que, se ocorrer, terá consequência negativa nos negócios. Gerenciar estes riscos significa reduzi-los a partir da identificação e eliminação de ameaças. Existem, basicamente, três tipos de riscos:

Com a identificação dos riscos, eles devem ser avaliados, classificados e priorizados em função de suas probabilidades e impactos, e apresentados aos tomadores de decisão. Estes compararão os custos para mitigar o risco e prejuízo consequente de sua ocorrência.

O sucesso do projeto desde seu princípio está vinculado ao treinamento e ao suporte apropriado aos usuários – os colaboradores precisam estar avisados da necessidade de mudança – além de monitoração e medição da utilização dos recursos. Apenas disponibilizar de uma hora para outra uma série de funcionalidades e recursos para usuários desavisados ou despreparados, certamente se chegará a resultados insatisfatórios. Os melhores resultados práticos foram obtidos em empresas que criaram times internos, tanto formais quanto informais, focados no treinamento de usuários, promovendo a adoção da solução e buscando usos criativos dos recursos de UC. Algumas se utilizaram de "influenciadores" que atuaram como líderes naturais, por serem respeitados e convincentes. A alta direção também deve usar a tecnologia e encorajar continuamente a sua utilização. Deve ficar claro para os funcionários que é esperado que eles façam uso da UC e que o fato de deixar as ferramentas disponibilizadas de lado os colocará profissionalmente um passo atrás.

Os aspectos de segurança não podem ser subestimados em função da natureza distribuída das soluções de UC. A segurança deve estar presente em todas as etapas de concepção de um projeto de UC para preservar a integridade do negócio.

Em linhas gerais o planejamento sempre se depara com 3 grandes desafios:

• Quanto ao gerenciamento e controle das informações dos contatos, fortemente ligado a sua presença;
• Organizacionais, na integração de aplicações que em muitos casos são gerenciadas por diferentes grupos e/ou departamentos;
• Técnicos.

As empresas devem dar atenção à adoção de procedimentos de controle e privacidade que balanceiem as necessidades de gerenciamento da empresa com o desejo de privacidade do indivíduo, bem como controles de segurança para gerenciar o fluxo de informações sensíveis dentro da organização.

Os pontos técnicos também devem ser observados uma vez que mais e mais funcionários se comunicam e colaboram por meio de um número crescente de aplicações e dispositivos – há quem se refira a esta condição como “hiperconectividade”. A hiperconectividade gera desafios tecnológicos, muda o fluxo do tráfego de rede de uma hierarquia cliente-servidor para um fluxo pessoa-a-pessoa ou pessoa-a-grupo em comunicações de qualquer tipo. Ela também inclui, no caso dos processos “unificados”, as comunicações máquina-máquina e máquina-a-indivíduo. Estas comunicações podem ocorrer sobre rede com ou sem fio, o que aumenta consideravelmente a complexidade do gerenciamento.

Em resumo, para se implementar uma estratégia de sucesso deve-se considerar:

• Um bom planejamento: investindo tempo para mapear todo o desenvolvimento do projeto;
• Entender os requisitos de negócio: antes de qualquer decisão é preciso ter bem claros os processo de negócio e as necessidades das equipes de trabalho envolvidas;
• Conhecer as prioridades: uma implantação completa pode ter várias fases, deve-se definir as prioridades antes de começar. As prioridades estão associadas a processos de “alto valor” que têm tarefas sensíveis ao tempo (prazo) e a de “alto volume” que envolvem muitas pessoas e, logo, suas produtividades;
• Identificar os recursos: é preciso ter disponível não só os recursos tecnológicos, mas pessoas com a experiência e o conhecimento adequados;
• Valorizar os aspectos de segurança e privacidade.

 

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