Seção: Tutoriais Operação

 

Comunicações Unificadas: Análise Financeira e Cases

 

Análise Financeira

 

Toda nova tecnologia antes de tudo deve passar pelo crivo da análise financeira. Para quem vai trabalhar com UC não será nada diferente, muito pelo contrário, os investimentos em UC são grandes, e não seguem uma regra, pois variam da infraestrutura de TI e Telecom que a empresa possui, muitas vezes, é melhor a empresa esquecer todo o legado e partir para a aquisição de uma nova plataforma. Já toda convergida em IP, pronta para o Novo Mundo.

 

Essa análise financeira deve ser muito bem orientada aos benefícios que podem trazer para a empresa, abaixo estão algumas vantagens que são obtidas imediatamente com a implantação de UC (Fonte: Microsoft).

  • Redução de despesas com viagens substituindo reuniões presenciais por videoconferências e conferências via Web (economia em potencial de até 40%).
  • Redução de despesas com telefonia e conferências de áudio com o protocolo VoIP integrado e recursos de conferência unificada, que ajudam a diminuir custos de chamadas de longa distância e minutos em conferências de áudio (economia em potencial de até 40%).
  • Redução de custos imobiliários e de instalações viabilizando um fluxo maior de trabalho móvel, liberando os funcionários de escritórios e aproveitando mais o espaço disponível nas instalações (economia em potencial de até 40%).
  • Redução de despesas com mensagens e caixa postal com armazenamento de baixo custo e a eliminação de caras soluções de terceiros, incluindo mobilidade, segurança, caixa postal etc. (economia em potencial de até 40%).
  • Redução do custo de sistemas de comunicação eliminando a necessidade de PABX e de caros sistemas de mensagens e de conferência de áudio/vídeo/Web (economia em potencial de até 50%).
  • Aproveitando o capital humano, dando suporte à produtividade individual, a grupos de trabalho e à colaboração, e a governança corporativa (em um ano, é possível economizar mais de US$ 2 milhões a cada mil funcionários).

 

A análise mais detalhada destes dados financeiros pode ser visualizada nos quadros, 1, 2 e 3 abaixo.

 

Quadro 1: Economia em despesas fixas

Categoria de Economia Foco da Solução de Comunicações Unificadas

Economia Potencial

(estimativa)

Redução de Despesas Fixas
Despesas com viagens Conferência Unificada US$ 913 por funcionário ao ano
Redução de custos com serviços de conferência Conferência Unificada US$ 1 mil por usuário ao ano
Contas de telefone fixo e celular Dispositivos móveis e de estações de trabalho da solução de Comunicações Unificadas US$ 744 por funcionário ao ano
Redução de custos com instalações Trabalho flexível, acesso em qualquer local US$ 6 mil por funcionário ao ano

 

(Fonte: Microsoft)

 

Todos os custos para realização de reuniões, viagens, ligações para áudio conferência, são reduzidos devido à integração das comunicações, fornecendo a mesma experiência de estarem presente aos clientes, fornecedores e demais funcionários.

 

Quadro 2: Economia com otimização de infraestrutura

Categoria de Economia Foco da Solução de Comunicações Unificadas

Economia Potencial

(estimativa)

Otimização da infraestrutura de comunicação
Consolidação de sistemas de comunicação Consolidação de sistemas e da solução de Conferência Unificada US$ 400 por funcionário ao ano
Consolidação de sistemas de mensagens e fax Recursos do Exchange Server US$ 300 por funcionário ao ano
Consolidação de pacotes de aplicativos Solução de Comunicações Unificadas consolidada US$ 100 por funcionário ao ano
Otimização de licenciamento de software Preços de Enterprise CAL Suíte US$ 120 por funcionário ao ano
Otimização de gerenciamento de sistemas Gerenciamento com System Center US$ 27 por funcionário ao ano

 

(Fonte: Microsoft)

 

Ao consolidar todos os sistemas de comunicação em uma só plataforma, é possível obter grande redução de custos devido ao melhor aproveitamento do Hardware e também melhor negociação de tarifas de serviços de telecomunicações (acesso à internet, planos de ligações, manutenção e operação).

 

Quadro 3: Aproveitamento do capital humano

Categoria de Economia Foco da Solução de Comunicações Unificadas

Economia Potencial

(estimativa)

Aproveitamento do capital humano
Melhoria na eficiência da equipe Ganhos de produtividade baseados em solução de Comunicações Unificadas US$ 2 mil por funcionário ao ano
Aceleração de projetos de grupo de trabalho Ferramentas de colaboração baseadas em solução de Comunicações Unificadas US$ 17.500 por efetivo do projeto/ano
Simplificação de controle e da conformidade Melhoria e ferramentas de Comunicações Unificadas US$ 92 mil por funcionário ao ano

 

(Fonte: Microsoft)

 

A principal de todas as análises e o aproveitamento do capital humano, utilizando os recursos de UC, as equipes conseguem ser mais eficientes e velozes para apresentar seus resultados e atingir suas metas, pois podem trabalhar com ferramentas mais simples e que estejam sempre a sua disposição.

 

Economia de aproximadamente US$ 30.000,00 por funcionário / ano. (Fonte: Microsoft - Economia de custos e recursos utilizando soluções de Comunicações Unificadas).

 

Cases

 

Algumas empresas que já implantaram as Comunicações Unificadas.

 

Figura 6: Empresas que possuem Cases de implantação de UC da Microsoft

(Fonte: Microsoft)

 

Detalhamento dos Cases

 

ANEEL – Agência Nacional de Energia Elétrica e Indiana Seguros.

 

Devido à necessidade de comunicação com seus colaboradores, e tornar esta comunicação mais simples e eficaz, as empresas levantaram uma série de itens que poderiam auxiliá-las a alcançarem este objetivo:

 

  • Comunicador por mensagens:
  • Unificação de correio de voz e mensagens.
  • Emails
  • Vídeo e Áudio conferência

 

Após esta análise e pesquisa no mercado, a ferramenta escolhida para atendimento foi o OCS – Office Communications Server 2007 (Microsoft) e obtiveram as seguintes vantagens:

 

  • Supera as expectativas e necessidades, gerando mais produtividade e atividades que anteriormente nem eram previstas de realizar.
  • Facilidade de adaptação, devido a ser uma ferramenta que deriva dos pacotes Office e sistemas de comunicação como o Windows Live Messenger.
  • Troca de documentos e informações.
  • Histórico de comunicações.
  • Velocidade na implantação.
  • Interligação ao Pacote Office, Outlook e Exchange.

 

Vídeo sobre o Case ANEEL disponibilizado pela Microsoft pelo link: http://www.youtube.com/watch?v=lluLyr8yzrY.

 

O Vídeo sobre o Case Indiana Seguros não está mais disponível.

 

Estes e outros cases podem ser acessados no site da Microsoft disponível em:

http://www.microsoft.com/uc/pt/br/evidence.aspx

 

Resumo dos Cases

 

Segue abaixo um resumo dos cases de implantação de Comunicações Unificadas:

 

Quadro 4: Comparativo dos Cases de implantação de UC

RESUMO DOS CASES

 

  ANEEL INDIANA SEGUROS
Ano de Implantação 2009 2009
Como surgiu a necessidade A empresa possui diversas unidades e vários funcionários,
A velocidade de comunicação entre as unidades não estava atendendo as demandas. Várías versões do mesmo arquivo espalhadas pela rede
Diversos consultores espalhados pelas cidades, e a necessidade de ter acesso aos sistemas de controle de clientes.
Comunicação ineficaz e de alto custo
Como foi elaborado o processo de implantação Já existia um legado de aplicações Microsoft em uso na empresa, praticamentefoi realizado um upgrade nas plataformas e disponibilização de serviços nos servidores para integrar as funções Algumas ferramentas de utilização já existiam (MSN Messenger, V0IP). Interlíg ação com o sistema de vendas ao sistema de UC
Custos do projeto Aproximadamente 2 milhões de dólares Aproximadamente 1,5 Milhões
Cronog rama do projeto

2 Meses – Análise atual


1 Mês – Projeto de implantação


10 Dias – Treinamento básico da equipe


10 Dias – Implantação do projeto


10 Dias – Treinamento da equipe em
produção

1 Mês – Análise atual e
projeto de implantação


5 Dias – Implantação do
projeto


10 Dias – Treinamento da
equipe em produção

Retorno do Investimento 6 Meses de uso 3 Meses de uso

(Fonte: Microsoft)