Seção: Quem Somos
|
|
||
Dentro de organizações empresariais, a gestão da comunicação sempre se mostrou como um grande desafio. No atual momento, onde mudanças econômicas ocorrem no mundo e empresas cada vez mais buscam práticas relacionadas à realização de projetos a fim de melhorar cada vez mais seu desempenho, evidencia-se a grande necessidade de gerir eficazmente o fluxo de informações entre todas as partes que compõem estas organizações.
Para que possamos atender as expectativas inseridas no contexto da demanda atual, faz-se necessário que nos detenhamos na utilização de recursos que nos levarão à realização efetiva daquilo para o qual fomos designados ou contratados. Assim sendo, tornamo-nos parte de um sistema onde gerenciamos ou somos gerenciados. Em toda organização são desenvolvidos algum tipo de trabalho e esses são executados por pessoas, envolvendo planejamento, recursos e controle, eles são divididos em projetos e tarefas. Segundo define o PMBOK (2004), projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único. Neste caso, a temporalidade, significa que ele depois de concluído é, em sua essência, diferente dos outros.
Serão utilizados neste trabalho os nomes das empresas GVIC TELECOM e RANTEL, nomes fictícios adotados pelo autor, uma vez que as empresas estudadas optaram por não se identificar e não autorizaram as identificações das mesmas.
Este trabalho, Análise do Gerenciamento de Comunicação em Projetos: Estudo de Caso no Projeto de Swap em uma Empresa de Telecomunicações, baseia-se nas práticas de gerenciamento de projetos e no levantamento de informações sobre os processos utilizados no swap da rede de telefonia móvel celular da operadora GVIC TELECOM, no intuito de demonstrar como a aplicação das práticas descritas pelo PMBOK podem melhorar os processos e trazer benefícios para a empresa, no que diz a respeito de gerenciamento das comunicações em projetos.
Devido ao processo de evolução das pessoas e vários setores da sociedade, a tecnologia se faz cada vez mais presente nas empresas. Mudanças num ritmo cada vez mais acelerado, e aqui podemos incluir a área de Telecomunicações, exigem mais produtividade, qualidade com o mínimo de custos possíveis. Essas exigências fazem com que as empresas procurem fazer cada vez mais, com menos tempo e menos recursos, e certamente as empresas que não se adaptarem a essas exigências, tendem a perder seu espaço no mercado. Nesse contexto se enquadra a GVIC TELECOM, por se tratar de uma empresa que opera na área de Telecomunicações e procura oferecer serviços de qualidade para seus clientes, e por ser esta uma área que tem atualmente um crescimento muito grande e está em constante processo de evolução dentro do país onde ela está instalada.
A importância deste trabalho para as organizações é apresentar um diagnóstico confiável, que é o primeiro passo para planejar ações, no sentido de oferecer ao seu colaborador uma metodologia de trabalho adequada, minimizando assim, em grande parte, as possibilidades de erros e a falta de controle sobre os processos da organização, voltados para a comunicação.
Com certeza, este trabalho contribuirá como fonte de consulta e ajudará na aplicação prática dos conteúdos aprendidos durante o curso de pós-graduação de Gestão de Projetos.
Inicialmente será apresentado um breve histórico da empresa de telecomunicações, que é utilizada no estudo de caso, e do gerenciamento de projetos. Com essa contextualização, passa-se para a identificação da problemática a ser tratada. Após são definidos os objetivos do estudo e sua delimitação, cercando assim as versatilidades que podem existir em trabalhos de pesquisa.
Com o alvo da pesquisa indicado, vale lembrar a sua importância dentro do contexto já introduzido, expõe-se a metodologia que será utilizada como base. Posteriormente serão mostradas as questões que cercam o trabalho e conclui-se a seção fazendo um rápido sumário de como o trabalho é organizado.
Contextualização
A guerra civil instalada em Angola por mais de 30 anos, fez com que o país tivesse pouco investimento externo e um baixo crescimento nas últimas décadas, afetando a aplicação de recursos no país e prejudicando além da população, o aporte em projetos de infraestrutura e tecnologia. Não havendo projetos de qualquer tipo, o país não teve muito desenvolvimento nas áreas de conhecimentos de gerenciamento de projetos. Atualmente, dez anos após o fim da guerra, com investimentos em várias áreas de infraestrutura, tecnologia e petróleo, o país entrou em uma nova fase de desenvolvimento.
O gerenciamento de projetos começou a se desenvolver de forma efetiva na década de 60, nos Estados Unidos. Porém, demorou a chegar à Angola devido ao baixo crescimento instalado neste país. Com a retomada atual do crescimento, a área de conhecimento de gerenciamento de projetos, teve um salto de patamar, estando entre as mais procuradas e com diversos trabalhos sendo realizados em várias áreas, e em todo o território angolano.
Segundo Dinsmore (2005), o sucesso corporativo depende fortemente de um estreito alinhamento entre o planejamento estratégico do negócio e a execução do projeto. Os projetos devem ser concluídos o mais rapidamente possível, sem aumento de custo, e atendendo a todos os requisitos de qualidade, e para isso é necessário otimizar a capacidade de gerenciar projetos, para que estes contribuam com o resultado da empresa.
Os projetos quando são concluídos com bons resultados viram sinônimos de acionistas satisfeitos, clientes encantados, processos efetivos, e pessoas motivadas e preparadas. Ou seja, os projetos tornam-se instrumentos táticos para execução de ações estratégicas, tornado-as realidade.
Conforme a pesquisa de benchmarking em gerenciamento de projetos realizada pelo PMI do Brasil, em 2008, aproximadamente 58% dos problemas que ocorrem em projetos dentro de organizações, são referentes à comunicação, e a habilidade que as organizações consideram a mais deficiente entre profissionais que atuam em gerenciamento de projetos é a comunicação. Através destes dados podemos imaginar o impacto de uma gestão de comunicação ineficaz em projetos.
Dentro deste contexto, surge a situação problema apresentada a seguir.
Situação Problema
Para falar da problemática deste trabalho, cito abaixo um texto do prefácio redigido por Idalberto Chiavenato para a obra de Matos (2009).
Desde a longínqua idade da caverna – quando nossos ancestrais juntavam-se como podiam para se defender das agruras de um meio ambiente inóspito e das ameaças dos predadores de plantão – até os nossos tempos atuais, a comunicação sempre constituiu o mais importante meio de integração ou de dissensão; de colaboração ou de conflito; de cooperação ou de competição. A comunicação representa um aspecto extremamente amplo tanto na vida das pessoas como na das organizações. Estima-se hoje que a comunicação cobre mais de três quartos da vida ativa de cada ser humano. Os gerentes e administradores usam-na em maiores proporções em seu tempo de trabalho nas organizações.
O processo de intercambiar e processar informação significa uma atividade constante e ininterrupta seja na vida individual, social ou organizacional. A comunicação depende de pessoas. Por esta razão ela é fortemente subjetiva como também pode ser extremamente rica e profunda. No fundo, comunicação é algo complicado, pois tem a ver com nossos processos mentais e intelectuais, com diferenças individuais, sociais e culturais. Além disso tem a ver com diferentes situações e contextos em que ela ocorre, estando sempre envolta em variabilidade. Daí seu enorme desafio.
Sendo a comunicação um assunto muito difícil de avaliar, principalmente quando extrapolamos na contratação de uma equipe de mais de 100 pessoas para a realização de um projeto, interagindo entre si e com diversas pessoas, a situação se torna ainda mais crítica.
Sendo assim é notório, que ocorrem muitos desvios na comunicação durante o projeto. Esses desvios podem ser responsáveis por falhas na execução do projeto ou então por perda de tempo, chegando ao ponto em que a informação já está disponível e os responsáveis pela continuação do trabalho não estão cientes.
Para o caso estudado o projeto não possuía, em seu início um plano de comunicação. Atualmente, a empresa GVIC TELECOM, compartilha do grande desafio de gerir a comunicação dentro de seus projetos. As razões associadas a isso, estão atreladas aos fatos contextualizados anteriormente, e também diretamente ao fato da empresa ter vivido uma grande expansão de seu quadro de pessoal recentemente e devido também à rotatividade de funcionários e consultores dentro da empresa, algo comum em Angola nos últimos anos. Todos estes fatores somados evidenciam a situação problema relacionada à comunicação dentre as variadas interfaces entre departamentos, projetos e pessoas.
Objetivo
O objetivo geral deste trabalho é criar um plano de gerenciamento de comunicação para o projeto estudado, tendo como base referencial o PMBoK (2004) e outras bibliografias. Esse plano tem a finalidade de diminuir ao máximo os desvios que podem ocorrer nos projetos em virtude da falha de comunicação.
São objetivos específicos:
Margem de Estudo
Os limites deste estudo baseiam-se em elaborar um plano de comunicação para um projeto de engenharia, de uma empresa do setor de telecomunicações. Esse plano de comunicação irá tratar basicamente da interação existente entre a empresa e o fornecedor que será responsável pela realização do swap na rede de telefonia celular, não se dispondo a olhar para a comunicação interna da empresa nem com a comunicação com outras áreas funcionais ou outros projetos.
Os exemplos de documentos aproveitados na gestão da comunicação dos projetos referentes a este estudo de caso, não serão apresentados aqui, em razão de única e exclusivamente se manter confidencialidade dos procedimentos internos da GVIC TELECOM.
O autor ainda se restringe ao direito de compor nomes fictícios aos projetos e respectivas atividades efetivadas dentro dos projetos, quando da necessidade de citá-los no texto. Colaboradores, clientes e fornecedores envolvidos nos projetos serão referenciados pelas suas funções ou nomes fictícios. Os demais informes, tais como, valores monetários, custos estimados e qualquer outra informação confidencial de estratégias da empresa, serão preteridos neste trabalho.
Importância do Estudo
Este trabalho é muito relevante para desenvolver e expandir os conhecimentos de gerenciamento de projetos, visto que em Angola é uma área de conhecimento que começou a se expandir há pouco tempo, e especificamente a parte de comunicação em projetos, a qual por muitas vezes não recebe atenção desejada.
Assim o trabalho se mostra válido às pessoas e organizações que ainda não possuem uma maturidade em gerenciamento de projetos no que tange à comunicação. Estas pessoas que estejam interessadas em ter um enfoque diferente, além dos habituais cronogramas e estruturas analíticas de projetos, constatarão nesse estudo, subsídios úteis na área de gestão da comunicação em projetos.
Metodologia do Trabalho
A metodologia busca facilitar na organização do estudo de caso, e também condicionar alguém que queira reproduzi-lo, que o faça com maior desenvoltura. Avaliando o estudo de caso como um processo específico de uma investigação, a elaboração de uma metodologia de trabalho se faz imperativo, em razão da necessidade de se levantar e discutir todas as informações que fossem embasar as futuras conclusões acerca do tema aqui estudado.
A metodologia empregada neste trabalho tem como objetivo prover as respostas às questões da pesquisa, conforme seção Questões da Pesquisa, apresentada adiante.
De posse dessas informações, serão levantadas as principais pessoas que participam do projeto e as suas necessidades. Para enriquecer esse levantamento, essas pessoas serão classificadas de acordo com a sua empenho no projeto. Após esta etapa, parte-se para ver quais remessas, melhor atendem as necessidades dos envolvidos.
Após a identificação destas remessas necessárias para cobrir os anseios dos stakeholders, o trabalho utilizará a ferramenta 5W2H para listar as remessas e seus responsáveis. Por fim tudo será agrupado em um plano de comunicação para o projeto.
O plano de comunicação é algo publicável, e certamente nem todo o trabalho realizado anteriormente se transforme em parte integrante do plano de comunicação.
Resumidamente, a metodologia de trabalho teve a seguinte ordem:
Figura 1: Metodologia de trabalho
Questões da Pesquisa
Os questionamentos da pesquisa possuem referência aos objetivos desse trabalho:
Tutoriais
O tutorial parte I apresentou a fundamentação teórica utilizada durante o trabalho: teorias de comunicação, teorias de gerenciamento de projetos voltadas a parte de comunicação, teoria para conhecimento sobre as tecnologias utilizadas pela empresa GVIC TELECOM, e o uma breve informação das etapas de avanço das tecnologias na área de telecomunicações, apenas em nível de compreensão.
Este tutorial parte II apresenta inicialmente a empresa objeto do estudo de caso, sua história e cultura. A seguir apresentará o estudo de caso realizado com o projeto de swap, com o aprimoramento contínuo das práticas de gestão da comunicação. Ao final apresentará as conclusões, mostrando também as propostas para trabalhos futuros.
|
|||
