Seção: Quem Somos
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A Empresa
A empresa em questão é uma operadora de serviços de telecomunicações.
A GVIC TELECOM S.A. é uma sociedade de direito angolano constituída por escritura pública a 01 de Abril de 1995.
Empresa pioneira líder do mercado das telecomunicações móveis em Angola com o sistema GSM e 3G, soluções tecnológicas que se têm mostrado bastante viáveis em termos de expansão pelo território nacional.
A GVIC TELECOM conseguiu cativar a preferência dos Angolanos, assumindo a liderança do mercado logo no primeiro ano de existência, contando hoje com mais de 6,5 milhões de clientes.
Desde 2001, ano em que iniciou as suas operações, a GVIC TELECOM tem vindo a alargar o conjunto de serviços, dispondo atualmente de ligação de Terceira Geração (3G), com o GPRS, EDGE e UMTS, e do sistema GSM, aumentando progressivamente o seu raio de cobertura nacional.
A Empresa tem por objetivo principal a instalação, exploração e prestação de serviços de telecomunicações e outras atividades conexas ou complementares, em que se verifique afinidade tecnológica com o seu objeto principal desde que permitidas por lei e aprovadas pelo Conselho de Administração. A atividade atual da GVIC TELECOM está focalizada na prestação de serviços móveis de voz e dados.
Há aproximadamente dez anos a empresa foi integrada a uma multinacional alemã, entretanto, manteve sua gestão independente da controladora e sua participação no mercado definida. Assim, pode se dedicar em criar soluções de gerenciamento de recursos humanos, diretriz que guiara a empresa antes da venda.
A GVIC TELECOM tem um bom desenvolvimento em seus recursos humanos, criou uma academia de ensino corporativa para aperfeiçoar seus funcionários. A academia busca viabilizar o máximo de horas de treinamento para os funcionários tenham sempre o domínio das melhores ferramentas para o desenvolvimento de suas funções.
O Caso
Conjuntura
Um dos principais objetivos da GVIC TELECOM é desenvolver uma infraestrutura de rede moderna e confiável para fornecer serviços de comunicações móveis para as cidades e municípios dentro do território angolano. Até agora, a GVIC TELECOM implantou uma rede GSM em todo o país utilizando 2G Subsistema de Estação Base da Alcatel e Ericsson, e tem a cobertura UMTS em algumas cidades com 3G RAN equipamentos da Ericsson e RANTEL.
Com a intenção de ampliar as redes GSM e UMTS já esperados nos próximos anos, a GVIC TELECOM decidiu alinhar a sua política com o fornecedor de rede para que apenas um Radio Access Network (RAN) de fabricantes de sistemas sejam implantados para 2G e 3G RAN BSS dentro de certas áreas geográficas. Além disso, a GVIC TELECOM pediu para implantar o mais recente equipamento de rádio e modernizar a rede 2G existente e de rede de rádio 3G. O alinhamento com o fornecedor de rede está previsto para ser executado por trocar a rede 2G e os atuais equipamentos de 3G, state-of-the-art equipamentos de rede, capaz de operar em vários modos GSM e UMTS, ao mesmo tempo.
O projeto do estudo de caso tem como produto o projeto de Swap da rede de telefonia móvel celular em várias províncias de Angola. O crescimento do país nos últimos anos em altos níveis da economia vem criando uma demanda enorme nos serviços de telefonia em todo o território angolano. Esta nova rede destina-se a atender a esta crescente demanda, oferecendo para os seus clientes serviços de voz e dados em padrões internacionais e de alta qualidade.
Dado esse contexto vê-se a importância do empreendimento para o país e em especial para o crescimento da empresa, fato que repercute em cada um dos envolvidos no projeto. Inserido assim em um âmbito de engajamento, tem-se o projeto como um marco dentro da empresa, pois vai proporcionar uma modernização na rede, fato que pressiona os envolvidos a alcançar o sucesso.
Além desse contexto, a empresa contratada para a execução da engenharia detalhada desse projeto, existe outro agravante que realça ainda mais a necessidade de sucesso. A forma de contratação do cliente para a execução do projeto foi um experimento, pois a empresa que realizará o projeto é uma empresa chinesa, utilizando mão-de-obra chinesa na execução dos serviços e equipamentos importados deste país.
Antes de entrar nas especificidades do contrato, devem-se ressaltar algumas definições. Será tratada por engenharia básica a parte do projeto na qual são emitidos documentos para definição de forma macro do projeto. Esses documentos são utilizados para cotação do projeto e para a contratação de serviços subsequentes, como a engenharia detalhada e a compra de equipamentos.
A engenharia detalhada é a parte do projeto na qual a engenharia básica é aprofundada. Essa parte tem como produto a emissão de documentos em um nível de detalhamento que permitam a construção final do produto que será resultado do projeto em questão.
Voltando ao método de contratação, o formato turnkey é muito utilizado para esse tipo de obra. Essa modalidade é quando a empresa contratada fornece tudo para o empreendimento, entregando o produto, ao término do contrato, pronto para utilização e existindo pouca intervenção da contratante. Esse tipo de contrato prevê toda a engenharia do empreendimento, as compras necessárias, a construção e a montagem.
Considerando as três grandes fases de um contrato turnkey: engenharia, compra de equipamentos e construção [do inglês Engineering, Procurement and Construction (EPC)]. A contratante pode desmembrá-las da maneira que achar mais conveniente para si, descaracterizando assim um contrato turnkey.
Na forma de contratação utilizada, a engenharia foi separada desse pacote, ficando de responsabilidade de uma terceira empresa a realização das atividades de compra de equipamentos e construção. Isso é um ponto a favor da empresa contratada, já que a mesma é uma empresa focada em engenharia, não realizando tarefas de compra de equipamentos e nem construção. Assim, caso a forma de contratação tenha sucesso, pode levar a contratante a seguir utilizando essa modalidade de contratação para futuros empreendimentos, beneficiando empresas com funcionamento similar à contratada.
Apesar de muitas pessoas dentro da empresa estarem engajadas em tentar tornar a empresa menos burocrática, ela ainda continua com suas diversas normas e regulamentos. Cultura sem dúvida é um dos fatores mais difíceis de serem alterados, e mesmo quando existem trabalhos para que isso ocorra, esses trabalhos só conseguem apresentar resultados no longo prazo.
O Projeto Perante a Empresa
O caso estudado é um projeto de engenharia onde ocorrerá a troca de equipamentos mais antigos por equipamentos mais modernos e com a utilização de uma tecnologia mais moderna. O projeto consiste na formação de uma equipe especializada de técnicos, engenheiros, consultores, gerentes e outros profissionais, todos com o propósito de entregar a nova rede de acesso por rádio no prazo de pouco mais de 320 dias.
Para tudo isso ocorrer, existem diversas interfaces. Uma delas é com o cliente, que fiscaliza todo o projeto e possui representantes em todas as áreas de conhecimento necessárias para a elaboração do projeto. Assim, além da interface da coordenação, cada disciplina possui uma interface com seus representantes no cliente.
Considerando todas essas interações, vê-se que a comunicação é muito importante para que não ocorram desvios. Para isso é necessário que seja feita uma análise dessas interfaces e que seja organizada a comunicação em um plano.
Todas essas interfaces também dependem de como o projeto está localizado na hierarquia da empresa. A figura 2 mostra o organograma da Empresa GVIC TELECOM, sendo mais detalhada a área onde o projeto se encontra.
Figura 2: Organograma da Empresa GVIC TELECOM Fonte: Autor
Nota-se pelo organograma que a empresa oferece uma posição privilegiada para os projetos. Entretanto, além da hierarquia, para um melhor entendimento do projeto em si, e de tudo que é necessário para a substituição dos novos equipamentos, a seguir serão mostrados alguns detalhes do projeto. Nota-se a diversidade de áreas de conhecimento que são necessários, a citar: elétrica, civil, tubulação, logística, equipamentos, telecomunicações, entre outras.
O Projeto de Swap (Troca de Equipamentos)
A Matriz de Responsabilidades define as responsabilidades da GVIC TELECOM e RANTEL para as diversas tarefas envolvidas na implementação da "Solução do Swap (Troca) de RAN (Rede de Acesso por Rádio) da GVIC TELECOM" em Angola.
Responsabilidades Gerais
Abaixo temos o fluxo de trabalho do projeto:
Figura 3: Organograma do Projeto Swap Fonte: Autor
Abordagem de Implementação do Projeto
No plano de tempo, quatro fases de implementação do projeto são assumidas.
A Fase 4 do plano de expansão do tempo da rede é, portanto, apresentado em formato de tempo de espera para implantação de um site único. Com base em um acordo com a GVIC TELECOM, em alguns casos equipamentos de expansão de rede pode ser lançada simultaneamente com o equipamento Swap. O impacto da implantação simultânea às fases de 1 a 5.
Figura 4: Mapa de Angola, indicando as fases do projeto Fonte: Autor
Metodologia de Gerenciamento de Projetos
Tempo do Projeto e Plano de Controle
O objetivo deste passo é monitorar e controlar o andamento e os custos do projeto, para que o trabalho do projeto pode ser realizado como previsto e como previsto. RANTEL equipe do projeto irá coletar o trabalho real e informações de desempenho de custo, a obtenção do índice cronograma de execução (SPI) e o Índice de Custo de Desempenho (CPI), determinar as causas do desvio, se houver, identificar as situações de tolerância, e tomar ações corretivas para corrigir a situação ou minimizar o impacto negativo, se necessário. RANTEL equipe do projeto realizará uma reunião semanal interna QA todo o ciclo de projeto para fornecer o mecanismo para monitorar e controlar os projetos do dia-a-dia, ter certeza que eles estão no caminho certo. As informações de desempenho deve ser capturadas e ação(ões) corretiva(s) devem ser preparadas antes da reunião semanal de Revisão de Projeto de estado com GVIC TELECOM.
Isto irá permitir que o Gerente de Projeto da GVIC TELECOM para se concentrar e tomar decisões na Reunião de Revisão do Estatuto, de modo a acelerar o processo de projeto. RANTEL projeto da equipe irá definir os procedimentos de controle juntamente com GVIC TELECOM incluindo a definição de níveis de tolerância de desempenho do projeto protege grande interesse para ambas as partes interessadas da GVIC TELECOM e RANTEL.
RANTEL Project Manager utiliza o Microsoft Project para controlar cronograma e custo por definição: Marcos e postos de controle de ligação entre as tarefas dependências críticas que levam a crítica de qualidade de alocação de recursos de controle caminho atividades e partilha Estabelecer e base as datas de início e término de rastreamento reais datas de início e fim.
Esse plano de calendário será atualizado periodicamente sujeitos a RANTEL autorização da direção, durante o processo de aprovação, os desvios serão ilustradas e as causas serão determinadas com ações corretivas sugeridas.
Dados relevantes serão partilhados dentro da equipe e com a equipe do projeto GVIC TELECOM.
A seguir temos as figuras 5 e 6, que mostram o modelo de gráfico de Gant apresentando as fases do projeto.
É apresentado também o plano geral da Implementação Semanal do Projeto de Swap da Rede de Acesso por Rádio.
Figura 5: Gráfico de Gant apresentando as fases do projeto Fonte: Autor
Figura 6: Gráfico de Gant apresentando as fases do projeto Fonte: Autor
Relatórios Utilizados no Projeto
Aqui é apresentada a relação dos relatórios que foram utilizados durante o Swap.
Gestão da Comunicação
Projeto de Gestão da Comunicação inclui os processos necessários para assegurar a geração oportuna e adequada, coleta, disseminação, armazenamento e disposição final das informações do projeto. Os principais processos são:
Os processos acima mencionados irão percorrer todo o processo de implementação do projeto. No início do projeto, uma reunião de kick-off será realizado entre GVIC TELECOM e RANTEL. Por esta reunião, os membros da equipe envolvidos com o projeto de partes respectivas, serão determinadas e as pessoas de interface da comunicação também será nomeadas (normalmente, será o Gerente de Projeto de ambos os lados). Alguns planejamentos de comunicação devem acontecer mutuamente. Daqui por diante, tanto a RANTEL e a GVIC TELECOM deve ter acordado o princípio básico da comunicação.
Durante o curso do projeto, as reuniões regulares do projeto serão realizadas para elaboração e atualizações. Haverá correspondência, memorandos, relatórios e documentos emitidos a partir de descrição GVIC TELECOM ou RANTEL, tornando necessária a informação real disponível para os membros da equipe do projeto. Isso vai incluir a implementação do plano de comunicação, bem como responder a eventos inesperados que necessitam de mais informações. Junto com o progresso do projeto, o relatório de desempenho também estará disponível com os membros da equipe, como o relatório de status semanal, relatório de síntese mensal, etc.
Nesses relatórios, o andamento do projeto, recursos aplicados no projeto, previsão do futuro status do projeto e o progresso serão descritos. Os membros da equipe de projeto podem determinar a situação real do projeto através de relatórios e tomada de mais medidas preventivas ou corretivas podem ser feitas se estiver sendo necessário.
Antes da conclusão do projeto, a comunicação vai entrar na fase de encerramento administrativo. A comunicação incidirá sobre o verificar e documentar os resultados do projeto para formalizar a aceitação do projeto pela GVIC TELECOM. Os registros do projeto refletem as especificações finais, e serão fornecidas a GVIC TELECOM, que levará à aceitação final do projeto.
A estrutura da reunião irão cobrir, pelo menos, as áreas que incluem as reuniões do projeto de revisão, as reuniões de técnicas de revisão e as reuniões de revisão comerciais. A RANTEL irá fornecer o gerenciamento de projetos de TI, suporte do sistema para atualização de informações oportunas e de distribuição. Para cada encerramento de fase, a revisão será realizada em conjunto com GVIC TELECOM para atualizar e resumir todas as informações necessárias e as lições aprendidas, para se certificar de melhoria contínua, serão realizadas reuniões nas fases subsequentes.
Controle de Documentos
A Gestão de documentos do projeto passa por todo o projeto de início da fase para o final de fase, e é uma parte muito importante da gestão do projeto. A equipe da RANTEL criou um sistema para gerenciar e controlar todos os documentos de forma clara e eficaz, para garantir o documento é certo e disponível.
A Gestão de Documentos envolve etapas que fluem pelo sistema de numeração de documentos para entrada / saída: Cada documento sobre o projeto estarão sujeitos a um número de controle do documento de registo (DRN). Este número será rastreado pelo banco de dados repositório de documentos, que é a fonte de todos os documentos.
Garantia da Qualidade
O objetivo deste passo é confirmar que um produto esta completo e as atividades do projeto relacionadas podem ser assinadas como concluídas. O controle de qualidade envolve tanto a GVIC TELECOM e RANTEL. O trabalho de controle de qualidade é acompanhado e fiscalizado pela RANTEL Sistema de Qualidade, para assegurar que os produtos e serviços atendam às normas definidas. Trabalho sobre um produto, só pode ser considerada completa quando o produto foi testado contra os critérios de aceitação que tenham sido previamente estabelecidos para o produto. Também a RANTEL Sistema de Garantia da Qualidade vai garantir que os produtos oferecidos atendem aos requisitos de negócios e melhoraram continuamente o processo de controle de qualidade. O processo de qualidade em si também é revisto para assegurar que atinjam os objetivos estabelecidos para o processo.
A ISO9001: princípios são adotados no processo de qualidade e atividades de garantia de qualidade. Para o Projeto de Swap da RAN GVIC TELECOM, uma equipe de qualidade tem a responsabilidade geral de qualidade em produtos e serviços. A responsabilidade contém engenharia e aplicação das normas e sua aprovação pela GVIC TELECOM.
A equipe fará o plano de qualidade do projeto, definindo metas de qualidade e desenvolvendo um plano de qualidade para todos, com garantia de qualidade e atividades de controle, acompanhando e supervisionando as atividades de qualidade na sequência do plano de qualidade. Abordagem da RANTEL para garantia de qualidade está estruturada em torno de calendários medições.
Gestão Logística
A gestão e controle desta função serão de responsabilidade do Gerente de Logística. Subempreiteiros vão subscrever nossos processos, procedimentos e requisitos de relatórios. Além disso, o Gerente de Logística irá trabalhar em estreita colaboração com o Gerente de Rollout para criar o programa de logística satisfazendo os requisitos gerais do programa do projeto. O Gerente de Logística também, no que diz respeito às instruções do fabricante, produzir o armazenamento/transporte de metodologia e práticas que serão respeitados pelos armazéns e os parceiros e subempreiteiros. Devido à distribuição geográfica do projeto, propõe-se que haverão armazéns que serão localizados nos Escritórios Regionais.
Ao receber as mercadorias, o Coordenador de Logística fará o seguinte: Certifique-se que os lotes estão completos e corretos. Inspecione a condição de entrega e qualquer equipamento danificado suspeito vai ser colocado numa zona em quarentena. Registram-se os documentos de entrega.
Os coordenadores de logística irão destinar o equipamento necessário para cada local, referindo-se ao número de localização única, e garantir que este equipamento são "vedadas" de modo que ele não vai ser entregue a um local incorreto. Sempre que possível, e com as restrições de transporte do equipamento, qualquer pré-fabricação do equipamento deve ser realizada no armazém. Processo de gestão de logística detalhada, pode ser encontrada no manual de projeto da RANTEL.
Gestão Subcontratado
A RANTEL é responsável na definição da estratégia para a preparação de subcontratação, de norma técnica para eles seguirem e a seleção de subcontratados. RANTEL tem a principal responsabilidade de supervisionar e controlar o trabalho no cumprimento do contrato. Isto é conseguido através do desenvolvimento de diretrizes e processos de gerenciamento de projetos da subcontratante, treinamento, certificação, bem como rigoroso controle de qualidade em matéria de supervisão, a fim de garantir a excelente qualidade do trabalho realizado pelos subcontratantes.
A RANTEL deve utilizar a piscina local de subcontratantes de todo possível e tem a opção de contratar estrangeiros principais subempreiteiros para realizar o projeto ao mesmo tempo, se os recursos locais são insuficientes para realizar a tarefa dentro do prazo. Seleção de subcontratantes será realizada utilizando os seguintes critérios: Especialização no tipo de trabalho necessário, a experiência do passado com a GVIC TELECOM e no campo das telecomunicações; experiência local com autoridades governamentais, normas de qualidade, programa de controle de qualidade e qualidade de ex-obras implementadas; Conformidade com escopo de trabalho e especificações do projeto, custo e conformidade com os termos comerciais e de entrega.
Um cronograma de trabalho para controle de subcontratados e em monitoramento da qualidade será realizado da seguinte forma:
Cronograma a ser proposto subcontratado para preencher pastas do site e siga as instruções de trabalho necessárias diariamente.
Revisão do cronograma do projeto, qualidade, treinamento, logística, documentação, disponibilidade subcontratante ferramentas, processos, design do site especial, instalação especial, as listas de perfuração relatório de problemas, Semanalmente no início e depois quinzenal.
Fases de Projeto
Geralmente a divisão de um projeto de engenharia acontece em cinco grandes fases: estudo de viabilidade técnico-econômica (EVTE), engenharia básica, engenharia detalhada, construção e compra de equipamentos e testes. Todas essas fases procuram planejar a progressão de novos produtos que envolva engenharia.
No projeto em questão, que se encontra na fase de detalhamento, e onde as outras fases já foram realizadas pela empresa contratante e as fases seguintes serão realizadas por outra empresa a ser contratada, verifica-se que existe uma simultaneidade entre as fases, e que uma é claramente dependente da anterior.
Diante essa dependência, de haver a contratação de diversas empresas para executar partes do projeto, é necessária uma comunicação muito boa com todas as contratadas. Outro agravante é que as empresas contratadas se comunicam pouco e de maneira não formal entre si, demandando assim uma grande agilidade do cliente para que a comunicação flua.
A tabela 1 mostra as fases do projeto em questão e qual(ais) empresa(as) irá (ao) executar cada uma delas. Uma coisa importante que deve ser relembrada é que o cliente sempre atua fiscalizando e aprovando tecnicamente o projeto, e como esse estudo se refere apenas a parte do projeto detalhado, a única interação que ocorre é com o cliente.
Tabela 1: Fases do projeto e executantes Fonte: Autor
Sistema do Cliente para Recebimento de Documentação
Concluindo-se o controle da comunicação citada na seção anterior, o cliente possui uma diretriz para controle de documentos. Essa diretriz deve ser seguida para todos os resultados que são realizados, sendo sim considerados formalmente entregues.
Aprofundando mais detalhadamente no assunto, cada documento que é criado para o cliente, este é necessário ser protocolado. Para isso, busca-se fazer uma guia de remessa de documentos, na qual todos os documentos que estão sendo entregues precisam estar listados em uma folha de rosto. O feedback dessa comunicação é a assinatura de uma das vias dessa folha de rosto.
Recentemente esse processo foi automatizado, criando um sistema chamado Sistema Alfa. Esse sistema recebe a documentação das empresas contratadas por via de forma eletrônica, armazenando-o automaticamente em um lugar pré-determinado pelas mesmas contratadas, as quais precisam fazer esse cadastro antecipado. O feedback desse sistema é feito via email, onde a contratada recebe uma mensagem dizendo o documento foi recebido com sucesso.
Sistema da Contratada de Envio de Documentos
Em resposta ao sistema do cliente, a contratada possui um sistema que controla o fluxo de aprovação dos documentos e o organiza para serem enviados, chama-se: Sistema Beta. Esse sistema hospeda e armazena os documentos durante todo o tempo em que os mesmos estão sendo produzidos. Posteriormente, esses documentos precisam passar por um fluxo de aprovação (figura 7), sendo totalmente executado no Sistema Beta.
Figura 7: Fluxo de aprovação de documentação da contratada Fonte: Autor
Com isso o documento é enviado para a validação de qualidade e padronização. Após isso, o mesmo sistema permite que um conjunto de documentos sejam enviados ao cliente (GVIC TELECOM), por fim recebido pelo Sistema Alfa, o qual, como citado na seção anterior, emitindo assim, um feedback que é interpretado pelo Sistema Beta.
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