Seção: Quem Somos

Na discussão sobre os resultados adquiridos no projeto, serão expostos tanto os resultados parciais obtidos para a criação do plano de comunicação como também o próprio plano por completo. Os custos não são analisados.

Identificação e Análise dos Stakeholders

Como o escopo do trabalho em questão é focado na análise da comunicação entre a empresa contratada (RANTEL), executora do projeto, e cliente (GVIC TELECOM), os principais stakeholders analisados estão no cliente. Assim, para a análise, levaremos em consideração o fluxo de informações entre a contratada e o cliente.

Tendo esta prescrição, podemos qualificar as pessoas do projeto concentradas no cliente e separá-las em cinco tipos. Deve-se ponderar que para cada parte envolvida do cliente, prevalece um par na contratada, já que a contratada possui um controle completo do projeto. Assim, as pessoas envolvidas no projeto podem ser consideradas, como visto na seção anterior: o diretor, os gerentes descritos anteriormente, o gerente do projeto, os responsáveis por disciplinas, os fiscais do projeto e os responsáveis pela documentação. Neste caso indicaremos na figura a seguir, os cinco principais grupos considerando a sua importância no projeto em questão e para que possamos analisá-los.

Para uma melhor visualização da importância de cada stakeholder no projeto a figura 8 mostra a Matriz Poder X Interesse.

Figura 8: Matriz Poder x Interesse

Fonte: Autor

Ao analisar o gráfico de forma mais aprofundada, percebe-se que o gerente do projeto é a pessoa que se encontra no canto extremo superior direito. Isso ocorre em função de ser esta a pessoa do projeto, com maior poder e maior interesse. Maior poder, pois possui a responsabilidade das principais decisões sobre o projeto, e maior interesse pelo sucesso do projeto estar vinculado a sua capacidade profissional.

Após o gerente de projeto, podemos citar os responsáveis por disciplina, o diretor, os outros gerentes citados na seção anterior, e os fiscais de contrato que aparecem em uma posição equidistante ao gerente de projeto mas para lados diferentes. Os responsáveis por disciplina tendem a ter mais poder, isso em virtude de direcionarem toda a arte técnica do projeto, entretanto possuem menos interesse pois muitas vezes estão alocados em diversos projetos.

Os fiscais do contrato regularmente se dedicam a apenas um projeto, tendo foco total sobre ele, entretanto seu poder sobre o projeto é menor. Normalmente esse poder é mais sobre a autoridade que eles podem ter sobre o gerente de projeto do que em eficácia do próprio poder. Já aos responsáveis por arquivamento, o interesse se assemelha com os fiscais do contrato, entretanto seu poder é limitado por possuírem um trabalho mais reativo do que atuante no andamento do projeto.

Já o diretor e os outros gerentes, possuem um poder e interesse equilibrados, pois possuem importância no projeto, mas quem tem maior poder no caso do projeto, é o gerente de projeto.

Necessidades dos Stakeholders

Ao identificar os principais stakeholders a serem analisados neste projeto, o próximo passo é apontar quais são as necessidades preponderantes de cada um deles. Será preciso estudar qual o envolvimento que cada um possui no projeto para que nenhuma informação seja passada de forma indevida.

Neste momento do plano de comunicação do projeto, a meta principal é fornecer relatórios aceitáveis para que as necessidades das pessoas envolvidas no projeto sejam atendidas. A tabela 2 a seguir lista as principais necessidades dos envolvidos.

Tabela 2: Principais necessidades de informação das pessoas envolvidas no projeto

Fonte: Autor

Ao analisar e considerar a tabela 2 pode-se verificar que o gerente de projeto necessita de informações que o concedam tomar decisões estratégicas sobre o projeto, além de informações que o facilitem reter o conhecimento da real situação do projeto. Essas informações geralmente são expostas sob uma visão mais abrangedora.

Acompanhando os responsáveis por disciplinas, verifica-se que eles precisam de uma informação mais técnica e detalhada do projeto, diferentemente dos fiscais do projeto, que necessitam de informações mais gerenciais. Apesar dos fiscais precisarem de informações mais gerenciais, essas informações precisam ser mais detalhadas que as apresentadas ao gerente do projeto. Os responsáveis pelo arquivamento, que possuem as características de precisar de cópias físicas de documentos, muitos deles que circulam preferencialmente de forma eletrônica. E fechando a tabela, temos os diretores e outros gerentes, que buscam participar e acompanhar de várias partes do projeto.

Definição das Mensagens

Como cada pessoa envolvida no projeto possui uma necessidade diferente, é condizente que sejam previstas mensagens suficientes para o atendimento dessas necessidades. Uma mensagem pode atender a mais de uma necessidade, como também existe a possibilidade de se necessitar mais de uma mensagem para atender a uma necessidade dos envolvidos. A tabela abaixo mostra a relação entre as necessidades levantadas e as mensagens que serão enviadas para cobrir tais anseios.

Tabela 3: Mensagens para atender as necessidades dos stakeholders

Fonte: Autor

Definição dos Meios de Comunicação, Responsáveis e da Frequência

Não somente é preciso que as mensagens sejam definidas, mas também que as mesmas sejam entregues da maneira mais adequada. Entregar de maneira adequada significa existir um meio seguro e confiável no qual a mensagem irá fluir até seu destinatário.

Além disso, é recomendado que esse meio seja de mão-dupla, possuindo assim a possibilidade de oferecer feedback ao transmissor se sua mensagem foi entregue adequadamente. Essa etapa é muito importante para que não haja dúvidas sobre o recebimento de um objeto que havia sido combinado, não atendendo as expectativas do cliente.

Outra boa prática, que está relacionada ao comprometimento da equipe, é a definição de responsáveis pela transmissão das mensagens e da frequência com que eles devem remeter as mensagens. Com a definição de responsáveis de forma clara, criando um “dono” da atividade, consegue-se minimizar as falhas que normalmente ocorrem quando existem vários responsáveis ou então não existe responsável.

Os meios de comunicação apresentados são principalmente baseados nos sistema de informação apresentados nas seções Metodologia de Gerenciamento de Projetos e Relatórios Utilizados no Projeto. Esses sistemas foram um grande diferencial para que se conseguisse uma agilidade maior na entrega de informações. Devemos levar em conta as proporções possuídas pelo projeto, assim métodos mais convencionais podem interferir em seu prazo ou seu andamento.

Todavia, mesmo com a necessidade de agilizar o fluxo de informações, algumas entregas continuam possuindo a necessidade de ocorrer de forma física. Isso normalmente é devido à necessidade de assinatura ou então de consultas em lugares onde não há facilmente a disponibilidade de computadores. Assim, a tabela abaixo mostra a relação das mensagens que necessitam ser entregues com a sua frequência de entrega e o responsável.

Tabela 4: Relação de meios, frequência e responsável

Fonte: Autor

Plano de Comunicação

Um plano de comunicação possui como base todos os itens mostrados nessa seção, entretanto nem todos devem ir para o plano final que será divulgado. Isso ocorre porque nem todos os dados da análise devem ser apresentados para a totalidade dos membros de equipe ou então para o cliente.