Seção: Quem Somos
|
|
||
Independentemente do tamanho do projeto que esteja sendo realizado é necessário que o Gerente de Projetos faça um Planejamento de Comunicação, pois essa é a forma correta de certificar que a informação, irá para o stakeholder certo e no momento certo. Para se fazer o planejamento de comunicação, temos que considerar os interesses e poderes dos stakeholders, pois esses itens farão com que o risco de insucesso, resistência e atritos durante o projeto, aumente consideravelmente. Não importa se o Gerente de Projetos fará opção por uma comunicação formal ou informal, o que importa no Gerenciamento de Projetos é que ele comunique durante todo o ciclo de vida do projeto.
O ato de comunicar é primordial em qualquer projeto. Portanto, é necessário que o gestor execute-o da maneira mais correta possível. A comunicação necessita ser idêntica ao que está acontecendo no projeto e também não pode criar expectativas que não serão executadas no futuro.
Sendo assim, toda essa importância que envolve esperanças e possibilidades de pessoas, é essencial que não seja perdido o controle dessa ferramenta. Entretanto, para poder se reger algo, é imperativo que exista uma elaboração de um bom projeto e um monitoramento exato; enfim, um plano de comunicação de projeto.
A obra acima exposta apresentou um plano de comunicação de projetos que possui um planejamento da comunicação externa que deve haver no projeto, e pontos para que ela seja monitorada. Isso fornece aporte para que se possa melhorar a gerência da comunicação externa para o projeto.
Analisando as Questões
Para a execução com sucesso de um plano de comunicação, a etapa inicial de análise das pessoas envoltas no projeto, demanda de uma preocupação especial. Essa, por servir de apoio para todo o resto do plano, pode causar enormes variações no plano quando não sucedida de um formato que não acate as próximas fases do desenvolvimento do plano de comunicação.
A análise mostra-se importante, visto que o projeto apresenta diversas interfaces. Cada interface possui níveis de cooperação diferentes em relação ao projeto, podendo ter mais ou menos poder e/ou interesse. Cada uma delas precisa ser tratada de forma distinta.
Ao identificar inicialmente os stakeholders partiu-se para o reconhecimento dos dados que precisam para atender suas necessidades. Isso muda conforme a operação de cada um no projeto e a informação precisa ser mostrada de acordo com o nível de autoridade de cada pessoa, receptora de informações, sobre o projeto.
Nesse ponto do trabalho o que interessa é que cada pessoa que participe do projeto, tenha informações suficientes para atender suas necessidades de informações a respeito do projeto. Isso varia compatível com o nível de participação de cada um consoante a análise apresentada anteriormente.
Identificadas as mensagens, a próxima etapa é achar a mídia mais adequada para que ela seja entregue a seu receptor. O meio no qual as mensagens são enviadas, devem apresentar uma segurança suficiente para interromper que pessoas não autorizadas não tenha acesso as mesmas. Além disso, é fundamental e necessário que esse meio ofereça um feedback para que se tenha a confirmação do recebimento da mensagem.
No plano apresentado, podemos verificar o domínio de um meio que se apresentou de forma muito eficaz. A união do Sistema Alfa da contratante com o Sistema Beta da contratada, trouxe velocidade na entrega de documentos, relatórios e atas, além de facultar restrições de segurança e um feedback que era analisado pelo sistema da contratada.
E finalmente, nota-se uma etapa minoritariamente complexa, porém essencial quando nos referimos ao gerenciamento. É a etapa de atribuição de responsabilidades sobre o envio das mensagens, pois cria-se um “dono” que é a pessoa que deve ser cobrada por manter o sistema trabalhando corretamente. E além do exposto, deve-se também especificar uma frequência de envio, permitindo assim, um melhor monitoramento e alinhamento das expectativas entre as partes envolvidas no projeto.
Recomendações de Novos Trabalhos
Como recomendação para novos trabalhos, pode-se analisar financeiramente o estudo da comunicação do projeto, pois cada mensagem é atribuída gera um custo para a empresa, e este deve ser estudado para uma melhor verificação dos benefícios que o plano de comunicação está trazendo para o projeto. Analisando os custos, é possível conferir se realmente a empresa pode arcar com eles, e caso negativo, as mensagens ou os meios devem ser analisados para uma possível substituição por outros que tenham menos desperdício para a organização.
Referências
ARGENTI, Paul A. 2006. Comunicação Empresarial: a construção da identidade, imagem e reputação. Rio de Janeiro : Elvesier, 2006.
CUKIERMAN, Salomão Z. 2000. O Modelo PERT/CPM Aplicado a Projetos. Rio de Janeiro : Rio, 2000.
GARDNER, Howard. As estruturas da mente. Porto Alegre, Editora Artes Médicas, 1994.
HUAWEI TECHNOLOGIES. Huawei Ran 6.0. (S.l.), 2008.
HUAWEI TECHNOLOGIES. WCDMA Product training. (S.l.), 2008.
KERZNER, Harold. 2001. Project Management - A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. New York : John Wiley & Sons, 2001.
KUNSCH, Margarida Maria Krohling. 2003. Planejamento de relações públicas na comunicação integrada. São Paulo : Summus, 2003.
MORAN, José Manuel. Interferências dos Meios de Comunicação no nosso Conhecimento. INTERCOM Revista Brasileira de Comunicação. São Paulo, XVII (2): 38-49, julho-dezembro 1994.
NEGROPONTE, Nicholas. A vida digital. São Paulo, Companhia das Letras, 1995.
OGC. What is PRINCE2? PRINCE2 Definition - Project Management Methodology - ILX Group UK. Disponível em: http://www.prince2.com/what-is-prince2.asp Acesso em: 28 abril 2012
PMBoK. 2004. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Newtown Square: PMI Publications, 2004.
PMI. 2010. PMI Brasil. Disponível em: Acesso em:15 maio 2010
POSTMAN, Neil. Tecnopólio; A rendição da cultura à tecnologia. São Paulo, Nobel, 1994.
PRADO, Darci Santos. 2004. PERT/CPM - Volume 4. Belo Horizonte : INDG, 2004.
SOUSA, Rainer. História do Petroleo no Brasil. Disponível em: http://www.brasilescola.com/brasil/historia-do-petroleo-no-brasil.htm Acesso em: 18 maio 2012.
VARGAS, Ricardo. 2008. IPMA -International Project Management Association. Ricardo Vargas. Disponível em: http://www.ricardo-vargas.com/pt/podcasts/ipma/ Acesso em: 18 abril 2012.
WEAVER, Patrick. 2006. A Brief History of Scheduling - Back to the Future. Canberra : Hyatt, 2006.
TELECO: Conhecimento em Telecomunicações. 3G: 3ª Geração de Celular no Brasil. Disponível em: http://www.teleco.com.br/3g_brasil.asp. Acesso em 01 junho de 2012.
|
|||