Seção: Tutoriais Operação

 
Gerenciamento de Projetos: Execução

 

Terminada a primeira rodada de planejamento do projeto, com a emissão da versão inicial do Plano de Execução do Projeto, é hora de dar início à etapa de execução do projeto. Podemos ressaltar o seguinte conjunto de tarefas envolvidas no início dos trabalhos de execução:

  • Montagem dos escritórios de execução do projeto – central e regionais quando for o caso. Canteiros de obras quando houver quantidade significativa de obras civis e de montagem elétrica;
  • Mobilização de pessoal conforme cronograma definido no planejamento – recursos de mão de obra do fornecedor e de suas sub-contratadas;
  • Instalação dos Sistemas de Gestão e Controle do Projeto;
  • Provisionamento de recursos financeiros planejados para o projeto;
  • Distribuição de procedimentos (modelos de formulários de medições de tarefas), materiais e equipamentos de medição do projeto.

Considerado que as coordenações técnicas do projeto, definidas pelo OBS, estejam com pessoal capacitado devidamente alocados, cabe ressaltar a importância da sinergia entre as áreas e estas com outras entidades externas ao projeto.

 

Destaque quanto à importância da comunicação do projeto e, em especial na figura do gerente do projeto. Experiências demonstram que num ambiente de projetos o gestor despender algo como 90% de seu tempo em atividades de comunicação, pela participação em reuniões, análise e emissão de relatórios gerenciais.

 

Medição e Controle do Progresso do Projeto

 

O processo de medição do progresso está baseado nos pesos dados na WBS do projeto. Uma boa medição do progresso dependerá da qualidade dos dados fornecidos pelas diversas coordenações do projeto. Daí a importância da matriz de responsabilidades. De posse das medições semanais do progresso do projeto, a Coordenação de Planejamento e Controle prepara os relatórios de progresso físico e financeiro do projeto que serão analisados em reuniões semanais sob responsabilidade do Gerente do Projeto.
“Se o óleo vaza de seu carro enquanto você está dirigindo, o efeito será sentido. Se você tem um instrumento ou indicador que indique o mesmo nível de threshould, você poderá verificar qual a pressão do óleo antes que a situação torne-se séria. Se você estiver com o instrumento ou indicador quebrado, não será fácil detectar o problema antecipadamente.”

James Lewis

 

A pauta da reunião semanal deve avaliar:

  • O progresso geral do projeto considerando os eventos contratuais;
  • A situação financeira do projeto (revisões do orçamento original, planejado e a realização);
  • Progresso de Engenharia;
  • Progresso de Suprimentos de Materiais e Equipamentos;
  • Progresso da Construção;
  • Análise das solicitações de Pedidos de Mudanças de Escopo.

O resultado da avaliação do progresso do projeto deve determinar a necessidade ou não de ações corretivas ao planejamento das atividades. A falta de correções dos rumos do projeto pode por em risco o atendimento dos objetivos e metas estabelecidos para o projeto. A previsão de não atendimento dos prazos por parte de um determinado prestador de serviço, pode determinar a necessidade de troca desse fornecedor.

 

A razão pode ser o aumento de custos de um determinado item do projeto, que possa por em risco o resultado financeiro. É muito comum verificar a mudança de escopo que gera impacto significante no projeto. A equipe de gestores deve ter a habilidade de fazer as devidas correções de forma que não haja prejuízos no resultado final do projeto.

 

Encerramento do Projeto

 

Na Etapa de Encerramento do projeto o cliente faz o aceite do projeto. Uma etapa que poucas pessoas gostam de passar mas de suma importância, pois é onde normalmente se faz a verificação real daquilo que se pretendia na Etapa de Concepção, versus os produtos físicos e realmente entregues. O bom fechamento desta etapa é que gera uma boa imagem do projeto, a base de decisão futura do cliente para realizar ou não novos contratos com aquela contratada.

 

É comum esta etapa começar pelo que se chama de Aceite Inicial do Projeto e só terminar com a emissão pelo cliente do Aceite Final do Projeto, isto é apenas quando todas as pendências estiverem resolvidas (é comum que o tempo entre estes eventos durem mais que a soma de todas as etapas anteriores).

 

A documentação final dos produtos do projeto de implantação é um componente importantíssimo para a operação por parte do cliente. Os chamados documentos “As-Built” (como construído) devem ser elaborados da forma mais completa possível algo que vai deixar a equipe de operação e manutenção do cliente extremamente agradecida.